Online bijeenkomst organiseren: zo doe je dat!

Je wilt een online bijeenkomst organiseren en dat het liefst gewoon zelf doen? Je hebt daar geen specialisten in organisatiekunde voor nodig, ook niet als je zelf nog niet eerder online een evenement opzette. Met een aantal handige tips en een beetje extra voorbereiding krijg je het snel onder de knie.

3 algemene tips

Een goede voorbereiding is goud waard, dat is niet anders als je een online bijeenkomst wilt organiseren. Zorg er dus voor dat je aan de hand van deze tips niet voor verrassingen komt te staan:

Maak een draaiboek
Maak een duidelijk draaiboek met wat je allemaal van plan bent. Gebruik een tijdschema en maak een rolverdeling. Reserveer daarnaast wat ruimte om ook de benodigdheden op een rij te zetten.
Stuur vooraf instructies
Stuur de deelnemers vooraf instructies, over de manier waarop ze zich kunnen aanmelden en voorbereiden. Dat geeft rust, voorkomt vragen bij hen en zorgt ervoor dat jij je met de rest bezig kunt houden.
Stream volgens spelregels
Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar spreek spelregels af voor tijdens het online evenement. Maak op die manier duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt. En wat niet.

Tips voor de technologie

Uiteraard moet ook de techniek je niet in de steek laten als je een online bijeenkomst wilt organiseren. Daarvoor gebruik je de volgende tips:

Kies het juiste platform
Stream je via Microsoft Teams, via Zoom of misschien via YouTube? Vergelijk de opties en laat je adviseren, om een goede keuze te maken.
Videocamera
Een enkele camera is nog wel zelf te doen, bij meer camera’s word het al een stuk lastiger. Zorg altijd voor een 2de persoon die alles monitort en kan bijsturen als er onverhoopt iets mis gaat.
Verlichting
Zorg voor een goede belichting van de personen en de omgeving, dit zorgt voor een prefssionele uitstraling van je online event.
Gebruik microfoons
Is er slechts 1 persoon die in beeld komt, kun je wellicht nog de ingebouwde microffon van de videocamera gebruiken. Bij meerder sprekers en camera’s is een audiomixer en extra microfoons noodzakelijk.
Test de techniek
Test de techniek met een paar gebruikers, om zeker te weten dat het werkt zoals je het allemaal bedoeld had.