Online bijeenkomst organiseren: zo doe je dat!

Je wilt een online bijeenkomst organiseren en dat het liefst gewoon zelf doen? Je hebt daar geen specialisten in organisatiekunde voor nodig, ook niet als je zelf nog niet eerder online een evenement opzette. Met een aantal handige tips en een beetje extra voorbereiding krijg je het snel onder de knie.

Online bijeenkomst organiseren zo doe je dat gewoon zelf

3 algemene tips

Een goede voorbereiding is goud waard, dat is niet anders als je een online bijeenkomst wilt organiseren. Zorg er dus voor dat je aan de hand van deze tips niet voor verrassingen komt te staan:

  • Maak een draaiboek
    Maak een duidelijk draaiboek met wat je allemaal van plan bent. Gebruik een tijdschema en maak een rolverdeling. Reserveer daarnaast wat ruimte om ook de benodigdheden op een rij te zetten.
  • Stuur vooraf instructies
    Stuur de deelnemers vooraf instructies, over de manier waarop ze zich kunnen aanmelden en voorbereiden. Dat geeft rust, voorkomt vragen bij hen en zorgt ervoor dat jij je met de rest bezig kunt houden.
  • Stream volgens spelregels
    Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar spreek spelregels af voor tijdens het online evenement. Maak op die manier duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt. En wat niet.
Online bijeenkomst organiseren zo doe je dat gewoon zelf

Tips voor de technologie

Uiteraard moet ook de techniek je niet in de steek laten als je een online bijeenkomst wilt organiseren. Daarvoor gebruik je de volgende tips:

  • Kies het juiste platform
    Stream je via Microsoft Teams, via Zoom of misschien via YouTube? Vergelijk de opties en laat je adviseren, om een goede keuze te maken.
  • Videocamera
    Een enkele camera is nog wel zelf te doen, bij meer camera’s word het al een stuk lastiger. Zorg altijd voor een 2de persoon die alles monitort en kan bijsturen als er onverhoopt iets mis gaat.
  • Verlichting
    Zorg voor een goede belichting van de personen en de omgeving, dit zorgt voor een prefssionele uitstraling van je online event.
  • Gebruik microfoons
    Is er slechts 1 persoon die in beeld komt, kun je wellicht nog de ingebouwde microffon van de videocamera gebruiken. Bij meerder sprekers  en camera’s is een audiomixer en extra microfoons noodzakelijk.
  • Test de techniek
    Test de techniek met een paar gebruikers, om zeker te weten dat het werkt zoals je het allemaal bedoeld had.

Enkele voorbeelden

Webinar ABN AMRO Mees Pierson
Opname Promotievideo - Supergaaf Online Event Studio
Online Whiskey tasting - Livestream
Webinar Studio met desk
Online Open dag Kennemer College 2022
Webinar - In gesprek met Tata Steel
Livestream Tata Steel - The Game Changer
Livestream Stadsimago Gemeente Beverwijk
Online PubQuiz
Online Business Update
DJ Livestream
Webinar Afvalzorg - we zijn live
Livestream Tribe Talk
Webinar Ledenraad Rabobank - Tafeldiscussie in de Supergaaf Studio
Livestream Diploma uitreiking
Livestream van uitvaart in de Naaldkerk
Webinar Oticon Medical
Livestream Huis van het Werk.
Jaarvergadering online - Hoofbosch (5)
Online Talkshow Studio
Livestream - Dag van de Zorg
Livestream Event Sonion
Somtoday @ Supergaaf livestream studio
Webinar Oticon - Supergaaf Studio
Webinar Rijkswaterstaat
Podcast PHBM - Tafel discussie via YouTube
Online Wijn Tasting - Okhuizen
Webinar Huis van het Werk
Livestream Promo Smaakkamer
Livestream Business Update
Webinar Mantelzorg
Livestream Studio op locatie
Livestream : Presentatie vanuit de Supergaaf studio
Livestreamen van uitvaart in Vredevorstkerk
Livestream - Online Loting IJmond Darts
Online PupQuiz - ABN AmroOnline PupQuiz - ABN AMRO
Livestream Studio - Burgemeester Beverwijk
Tata Chess Persconferentie
Online Ledenvergadering vanuit de webinar studio
Livestream voor Gemeente Beverwijk - Dag van de ondernemer
Webinar vanuit studio
Livestream - Online Wijn Tasting bij Okhuysen in Haarlem
Online Wiskey Tasting livestreamOnline Wiskey Tasting livestream
Business update - Livestream vanuit onze studio
Livestream studio huren
Webinar met Q&A via zoom
Livestream Studio
DJ Jean- HouseFanatics