25 tips voor het organiseren van een presentatie, seminars of congres.

Het belang van audiovisuele techniek voor presentaties wordt vaak onderschat. Door niet gebruik te maken van de juiste AV techniek kan er behoorlijk wat mis gaan tijdens een presentatie. Je wil niet dat jouw gasten verveeld op hun mobieltje kijken tijdens de presentie.

De meest gemaakte fouten bij een presentatie, seminars of congres.

Wat zijn de meest voorkomende problemen?

Niet iedereen kan de presentatie goed zien
Niet iedereen kan de presentatie goed verstaan
De beeldopmaak correspondeert niet met de beeldschermen
Niet werkende apparatuur en complete stress

Wij realiseren een vlekkeloze presentatie voor je waarbij iedereen geboeid zal kijken en luisteren naar de boodschap die je wilt overbrengen.

Hoe organiseer je een professionele presentatie?

We nemen je bij de hand en leggen je graag stap voor stap uit wat er komt kijken bij een congres, presentatie of symposium.

Inhoudsopgave :

Hoe zorg je er voor dat iedereen de presentatie goed kan zien?
– Hoe deel je de ruimte in voor een presentatie?
– Tribune rondom de spreker
– Plaatsingsmogelijkheden voor apparatuur
– Hoe groot moet het projectiescherm of beeldscherm zijn zodat iedereen het goed kan lezen?
– Houd rekening met hoogte van de ruimte, is deze hoog genoeg voor het formaat scherm dat je in gedachten hebt?
– Plaatsing van de projector
– Plaatsing van het projectiescherm
– Welke verlichting voor een presentatie?
– Verduisteren van de presentatie ruimte
– Zichtlijnen in de zaal
– Kijkhoek van TV schermen
– Beeldformaten
– Audiovisuele hulpmiddelen voor een presentatie
– Welke software kan ik gebruiken voor de presentatie?
– Videoregistratie van de presentatie
Hoe zorg je voor de juiste verstaanbaarheid van de presentatie?
– Gebruik van de juiste audioapparatuur
– Wat voor microfoon gebruik je tijdens de presentatie?
– Hoe gebruik je de microfoon?
– Silent presentatie
Hoe houd je het publiek geboeid tijdens de presentie?
– Gebruik interactie
– Do’s and don’ts
Waar moet je nog meer op letten als ik een presentatie organiseer?
– Hoeveel stroom is er nodig voor de audiovisuele apparatuur?
– Met welke prijzen moet je rekening houden?
– Wat wij aanbevelen.
– Locaties voor het geven van een presentatie

1. Hoe zorg je er voor dat iedereen de presentatie goed kan zien?

Verhuur en Support Audiovisuele techniek - Plenaire sessies en Feestavond Kick-Off Event J&J Bonn (17)

Hoe deel je de ruimte in voor een presentatie?

Wat is de beste zaalopstelling qua stoelen voor een presentatie? Er zijn meerde manieren om de zaal in te delen tijdens een congres, presentatie of symposium. Onderstaande voorbeelden geven schematisch de mogelijkheden aan.

Zaalindeling voor een congres, symposium of presentatie

Cabaret-opstelling : Deze opstelling is handig als er tijdens of na de presentatie in groepsverband gewerkt moet worden.
School-opstelling : Deze opstelling is handig als er individueel moet worden gewerkt. En alle aandacht gevestigd moet worden op de 1 beeldscherm
Carré-opstelling : Bij een carré opstelling zal de presentatie in het midden van alle deelnemers plaatsvinden. De afstand van de spreker tot aan de deelnemers is hierbij erg kort, waarbij er gemakkelijk gediscussieerd kan worden. Het vertonen van beelden vraagt om meerder schermen omdat niet iedereen in de zelfde richting kijkt.
Theateropstelling : De theateropstelling heeft geen tafels, en geeft dan ook plaats aan meer deelnemers in de beschikbare oppervlakte. Door het ontbreken van tafels is het moeilijk voor deelnemers om aantekeningen te maken.
U-vorm opstelling : Alle deelnemers kunnen elkaar goed zit, waardoor interactie goed mogelijk is. De audiovisuele apparatuur kan eenvoudig aan de openzijde worden geplaatst. Het is voor de deelnemers en sprekers makkelijk om contact te maken met elkaar.

Tribune rondom de spreker

Bij een tribune opstelling is de spreker centraal in het midden geplaatst en zitten de deelnemers dicht op de spreker(s). Hierdoor ontstaat er een informele sfeer.

De opstelling van de zitplaatsen is bepalend hoe de beeldschermen en luidsprekers geplaatst moeten worden. Bij een theateropstelling geld hoe verder de laatste zit-rij van de beeldscherm is verwijderd des te groter of des te meer beeldschermen er nodig zijn. Bij een tribune opstelling kun je dus prima uit de voeten met grote tv schermen.

Tribune voor Carré opstelling presentatie (2)

Tribune voor Carré opstelling presentatie

Plaatsingsmogelijkheden voor apparatuur

Naast de indeling van de zitplaatsen moet rekening worden gehouden met de ruimte die beeldschermen en luidsprekers innemen. Deze dienen zo geplaatst te worden dat de zichtlijnen naar het podium en beeldschermen van alle stoelen vrij te zijn. Een technicus die alle apparatuur bediend heeft ook nog ruimte nodig. Houd hiermee dus rekening van het uitkiezen van de grote van de zaal.

Plaatsing van het projectiescherm

Bij een vast scherm van de locatie word je beperkt in je mogelijkheden als je de zaal eens op een andere manier wilt opstellen. Met het plaatsen TV schermen en/of projectieschermen kan de ruimte vrij worden ingedeeld, zodat de presentatie het beste tot zijn recht komt.

Is de afstand van het scherm tot de eerste rij groot genoeg? Maar ook het tegenovergestelde is van belang: kan de laatste rij het geprojecteerde op het scherm ook nog goed lezen?

Hoe groot moet het projectiescherm of beeldscherm zijn zodat iedereen het goed kan lezen?

Het aantal gasten en de kijkafstand op de laatste rij tot aan het beeldscherm bepalen de grote van het projectiescherm. Als de juiste grote van het projectiescherm is vastgesteld, word een bijpassende projector met een eventuele telelens worden gekozen.

Gebruid deze tool voor het vinden van de juiste scherm afmetingen https://www.epson.nl/display-size-matters#ideal-sreen

Houd rekening met hoogte van de ruimte, is deze hoog genoeg voor het formaat scherm dat je in gedachten hebt?

Een projectiescherm word over het algemeen op minimaal 125 cm van de grond geplaatst zodat ook de onderkant zichtbaar is op de achterste zitplaatsen. De hoogte van plafond is daarom dus ook een bepalende maat voor de grote van het scherm.

Plaatsing van de beamer

Een beamer kan zowel voor en achter een projectiescherm geplaatst worden. We noemen dit opzicht of doorzicht projectie. Het beeld van een beamer kan gespiegeld worden waardoor een projector zowel laag als hoog kan worden geplaatst. Het hoog plaatsten van de beamer verdient te alle tijden de voorkeur, omdat er minder door het beeld gelopen kan worden. Je kunt bij ons een beamer huren special voor grote locaties.

Welke verlichting heb je nodig voor een presentatie?

Over het algemeen geldt dat een verduisterde zaal de aandacht meer zal uitgaan naar de uitgelichte spreker en de beeldschermen. Van nature zullen onze hersenen de aandacht vestigen op de uitgelichte delen. Een spreker word uitgelicht d.m.v. een handmatig bediende volgspot of een op afstand bedienbare spot.

Helaas wordt er vaak bespaart op de verlichting, maar met de huidige LED spots maken we gebruik van jullie bedrijfskleuren hetgeen de branding versterkt.

Verduisteren van de presentatie ruimte

Bij het gebruik van beamers en projectieschermen is het noodzakelijk om de presentatieruimte te verduisteren. Special hiervoor ingerichte presentatie ruimtes beschikken over dimbare verlichting en zware gordijnen om ongewenste lichtinval te vermijden

In ruimtes met veel daglicht maken we gebruik van zwarte pipe & drape om lichtinval door ramen af te schermen. Daarnaast zorgt de pipe & drape voor een nette afwerking om en kunnen lelijke details uit het zicht worden ontrokken.

Zichtlijnen in de zaal

Heel belangrijk is het om te inventariseren hoe het zicht vanuit alle posities in de zaal is. Moet er niemand om een hoekje kijken of z’n nek enorm verrekken? Staan er geen grote pilaren in de weg of hangt er een kroonluchter in beeld? Bij grote ruimten kun je de zogenaamde zichtlijnen vanuit de uithoeken (laten) berekenen, zodat je zeker weet dat iedereen vanaf elke stoel een goed beeld heeft.

Kijkhoek van TV schermen

Kijk altijd naar de lichtinval op het scherm; plaats geen scherm onder een spot of in het verlengde van een spot op het spreekgestoelte.
Houd de kwaliteit en het soort scherm in de gaten. Voor gespecialiseerde projectie heb je een speciaal scherm nodig.

KicKick-off Meeting J&J Koepelkerk Amsterdamk-off Meeting J&J Koepelkerk Amsterdam

Beeldformaten

4:3 (Video) – Presentaties: Dit was het standaard TV en computer formaat.
16:10 (Wide) – Presentaties: Dit is het huidige computer formaat en is vandaar ook het logischer formaat voor professionele presentatie toepassingen.
16:9 (HDTV) – Films: Dit is het huidige TV formaat.
2.35:1 (Cinemascope) – Films: Dit is een aspect ratio welke dicht bij het formaat ligt van de meeste DVD’s.
1:1 (vierkant) – Overhead projectie: Dit is een ouder formaat dat gebruikt werd voor overhead projectoren en wordt nog regelmatig misbruikt voor hedendaagse projectoren.

Audiovisuele hulpmiddelen voor een presentatie

Klikker : Wij verhuren professionele presenters met een bereik van 100. Onmisbaar bij elke presentatie, je kunt hierdoor vrij rondlopen over het podium en op afstand je presentatie bedienen.Er is niets vervelender als de spreker te ver van zijn presentatie af staat en het doorklikken naar zijn volgende sheet niet lukt.
Pointer : De presenter heeft een laserpointer ingebouwd die gebruikt kan worden om iets op het projectie scherm aan te wijzen.
Katheder : Een katheder kan gebruikt worden voor het neerleggen van je teksten of het plaatsen van een laptop. Branding van de katheder zorgt voor een professionele uitstraling en bied een mooie herkenning als er foto’s en video’s worden gemaakt van de presentatie.
Mediaplayer : Een media-player word ingezet voor het afspelen van video’s. De huidige media-players ondersteunen alle videoformaten en leveren een hoge audiokwaliteit die kan worden afgespeeld op de geluidsinstallatie.
Beeldmixer : Maak je gebruik van meerdere laptops, dan is het gebruik van een videomixer de oplossing. Tijdens het wissel van de laptop naar een andere laptop of mediaspeler kan er dan een mooie overgang gemaakt worden tussen de beelden. Het ontkoppelen van de ene laptop en het aankoppelen van een andere laptop is een heel rommelig gezicht. Het bedienen en installeren van een videomixer is echter alleen geschikt voor een ervaren technicus.
Preview-beeldscherm : Om niet voortdurend achterom te hoeven kijken wat er op het scherm staat, bied een klein tv-scherm uitkomst. Hier kan meegekeken worden wat er op het scherm staat.
Podium : Het is aan te bevelen een podium te gebruiken hierdoor kom je boven de gasten uit en ben je voor de gasten op achterste rijen ook zichtbaar. Let op met zitten als je hoger zit dan de gasten kan het ongemakkelijk zijn dat het kruis zichtbaar is, vooral bij vrouwen draag bij voorkeur geen rok, zo voorkom je ongemakkelijk situaties.
Wifibox : In ruimtes waar het 4G signaal niet sterk genoeg, kan een wifiibox zorgen voor voldoende bandbreedte voor alle deelnemers.

Welke software kun je gebruiken voor de presentatie?

PowerPoint is het meest gebruikte programma voor een presentatie. Gebruiksgemak en een groot aantal sjablonen en modellen maken het eenvoudig om snel een eenvoudige presentatie te maken.

Mocht je hulp nodig hebben bij het maken van een professionele powerpoint presentatie, kijk dan eens bij https://pptsolutions.nl/.

Prezi maakt grafisch mooi presentaties. Zie prezi als een groot vel papier waarop je afbeeldingen, teksten en video’s plaatst. Je beweegt tijdens jouw presentatie als het ware over het vel papier waarop je telkens inzoomt op een ander onderwerp.

Let op: Zorg ervoor dat eventuele videos, en audiofragementen zijn opgenomen in de presenatie en niet als verwijzing zijn ingevoerd naar een externe services zoals Youtube. Op het moment dat er geen verbing met een netwerk tot stand kan worden gebracht, kan het bestand niet worden afgespeeld.

Videoregistratie en livestream van de presentatie

Desgewenst kunnen wij de gehele presentatie voor jullie op beeld en geluid vastleggen. De videoregistratie kan gebruik kan worden op bijvoorbeeld een website of voor trainingsdoeleinden. Livestreamen kan worden ingezet om een presentatie beschikbaar te maken voor gasten die niet fysiek aanwezig kunnen zijn.

Livestreaming

2. Hoe zorg je voor de juiste verstaanbaarheid van de presentatie?

Gebruik van audioapparatuur

Luidsprekers : Om spraak en muziek verstaanbaar te maken voor iedereen, worden luidsprekers dusdanig geplaatst dat de presentatie voor alle luisteraars verstaanbaar is. De luidsprekers kunnen aan weerszijden van de sprekers worden geplaatst met voldoende afstand van de microfoons zodat feedback van de luidsprekers in de microfoon wordt voorkomen.
Audiomixer : Om alle audiosignalen van de microfoons, laptops en mediaplayers te kunnen afspelen, is een mengpaneel nodig. Vanaf de mixer worden alle signalen in de juiste geluidsterkte en klank ingesteld door een audiotechnicus.
Het voorkomen van storingen : Het is natuurlijk heel hinderlijk als er tijdens een presentatie geluiden worden weergegeven die niets met de presentatie te maken hebben. Daarom worden draadloze microfoons worden op de locatie ingesteld op de daar voorhanden zijnde vrije frequenties. In de buurt van [lucht]havens kan dit tot zeer lastig zijn. Kabels dienen afgeschermd te zijn om het opvangen van andere signalen en brommen te voorkomen.

Wat voor microfoon gebruik je tijdens de presentatie?

Voor een presentatie maken wij gebruik van verschillende microfoons deze kunnen bedraad of draadloos zijn.
Headset microfoon : het voordeel van een headset microfoon is dat men de handen vrij heeft. Doordat de microfoon steeds op de zelfde afstand tot de mond blijft is het volume constant.
Katheder- of tafel microfoon : wanneer de sprekers op de zelfde positie blijf staan en er sprekers zijn die vooraf geen headset kan worden omgedaan kan een katheder microfoon worden ingezet.
Catchbox : de catchbox is een moderne variant van de discussie microfoon. Een draadloze microfoon in een schuimrubber kubus kan door de zaal gegooid worden naar iemand die een vraag of opmerking wil plaatsen.

Hoe gebruik je de microfoon?

Over het algemeen dient een microfoon dicht bij de mond gehouden te worden om het mooiste klankbeeld te krijgen. Een headset verdiend daarom de voorkeur, omdat deze op een constante afstand van de mond is geplaatst vooral bij sprekers die veel bewegen. Een handheld microfoon word door onervaren sprekers vaak te ver van mond gehouden waardoor het geluidsvolume niet voldoende kan worden bereikt.

Een duidelijk instructie aan de spreker kan veel problemen voorkomen.

Silent presentatie

Bij een silent presentatie, wordt het geluid via een hoofdtelefoon weergegeven. Er kunnen dan gelijktijdig meerdere presentaties in de zelfde ruimte worden gegeven die elkaar niet hinderen qua geluid. De deelnemer kiest op zijn draadloze hoofdtelefoon naar welke presentatie hij wil volgen.

3. Hoe houd je het publiek geboeid tijdens de presentie

Gebruik interactie

Uit onze eigen ervaring weten wij dat je de luisteraars geboeid houd met interactie. Een eindeloos verhaal met powerpoint slides verveelt snel. Wissel dit eens af:

Stel af en toe een vraag waarbij je gelijk een stemming doet.
Voer een debat over een stelling
Vertoon animaties of korte videos om de boodschap kracht bij te zetten
Maak af en toe een grap
Refereer naar recente voorbeelden

Do’s & dont’ts tijdens een presentatie

4. Waar moet je nog op letten, als je een presentatie organiseert?

Technicus naast het podium, voor het schakelen tussen de verschillende presentaties.

Hoeveel stroom heb je nodig voor de audiovisuele apparatuur?

Over het algemeen lukt het om zeer grote beamer, tv schermen en geluidsinstallatie op 2 normale 220V groepen te gebruiken. Indien er gebruik gemaakt wordt van verlichting is het vaak noodzakelijk een duidelijk stroomplan te maken. En de beschikbare stroom te controleren.

Met welke prijzen moet je rekening houden?

De prijzen voor een eenvoudige presentatie start vanaf enkele honderden euro’s en kan op lopen tot duizenden euro’s. Dit is natuurlijk afhankelijk van de hoeveelheid audiovisuele apparatuur die benodigd is. Wij hebben een aantal kant en klare oplossingen voor de meest voorkomende kleine presentaties.

Wat wij aanbevelen.

Nodig ons uit als je op locatie bezoek gaat. Zeker als je nog niet zoveel ervaring hebt. Wij kijken met andere ogen en behoeden je voor veel ellende.

Locaties voor het geven van een presentatie

https://www.vergaderlocaties.nl/Presentatieruimte

Neem contact op

25 tips voor het organiseren van een presentatie, seminars of congres.

Wat zijn de meest voorkomende problemen?

Hoe organiseer je een professionele presentatie?

Inhoudsopgave :

1. Hoe zorg je er voor dat iedereen de presentatie goed kan zien?

Hoe deel je de ruimte in voor een presentatie?

Tribune rondom de spreker

Plaatsingsmogelijkheden voor apparatuur

Plaatsing van het projectiescherm

Hoe groot moet het projectiescherm of beeldscherm zijn zodat iedereen het goed kan lezen?

Houd rekening met hoogte van de ruimte, is deze hoog genoeg voor het formaat scherm dat je in gedachten hebt?

Plaatsing van de beamer

Welke verlichting heb je nodig voor een presentatie?

Verduisteren van de presentatie ruimte

Zichtlijnen in de zaal

Kijkhoek van TV schermen

Beeldformaten

Audiovisuele hulpmiddelen voor een presentatie

Welke software kun je gebruiken voor de presentatie?

Videoregistratie en livestream van de presentatie

2. Hoe zorg je voor de juiste verstaanbaarheid van de presentatie?

Gebruik van audioapparatuur

Wat voor microfoon gebruik je tijdens de presentatie?

Hoe gebruik je de microfoon?

Silent presentatie

Silent presentatie

3. Hoe houd je het publiek geboeid tijdens de presentie

Gebruik interactie

Do’s & dont’ts tijdens een presentatie

4. Waar moet je nog op letten, als je een presentatie organiseert?

Technicus naast het podium, voor het schakelen tussen de verschillende presentaties.

Hoeveel stroom heb je nodig voor de audiovisuele apparatuur?

Met welke prijzen moet je rekening houden?

Wat wij aanbevelen.

Locaties voor het geven van een presentatie

LICHT & GELUID VERHUUR

LIVESTREAMEN

EVENEMENT ORGANISEREN

AV-TECHNIEK

FEEST ORGANISEREN

WEBSHOP

NAW GEGEVENS